Forschung an Schulen

Um sicherzustellen, dass die Schulen bei der Erfüllung ihrer grundlegenden Aufgaben des Unterrichtens und Erziehens nicht zu sehr behindert werden, kann eine Erhebung durch das Staatsministerium nur dann genehmigt werden, wenn

• ein erhebliches pädagogisches und wissenschaftliches Interesse an der Erhebung anzuerkennen ist, indem sie in bedeutendem Umfang neue Erkenntnisse mit Relevanz für den schulischen Bereich erwarten lässt,
• die Erhebung nur an Schulen durchgeführt werden kann und
• sich die Belastung der Schülerinnen und Schüler sowie der Lehrkräfte durch die Erhebung in zumutbarem Rahmen hält.

Dass diese Voraussetzungen erfüllt sind, muss im Erhebungsantrag dargestellt und begründet werden. Ein erhebliches pädagogisches und wissenschaftliches Interesse ist in der Regel dann nicht gegeben, wenn Erhebungen im Zusammenhang mit Qualifikationsarbeiten z.B. an Hochschulen ohne Einbindung in einen größeren Forschungskontext geplant werden.

Den rechtlichen Rahmen mit den maßgeblichen fachlich-inhaltlichen Prüfkriterien gibt § 24 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) vor.

Im Rahmen des Genehmigungsverfahrens erfolgt neben der fachlich-inhaltlichen Prüfung des Erhebungsantrags auf dieser Grundlage auch eine Prüfung anhand anderer schulrechtlicher Bestimmungen (z.B. Verbot kommerzieller und politischer Werbung) sowie auch eine kursorische Prüfung auf Einhaltung allgemein geltender Bestimmungen wie des Datenschutzrechts.

Ein Antrag auf Genehmigung eines Erhebungsvorhabens wird – nach Prüfung der Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen – dahingehend geprüft, ob die fachlichen und rechtlichen Voraussetzungen für eine Genehmigung vorliegen.

Die Bearbeitungsdauer eines Genehmigungsantrags hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere vom Umfang und von der Qualität der zu prüfenden Antragsunterlagen. Es gilt zu berücksichtigen, dass eine Antragsprüfung sowohl fachliche als auch rechtliche Aspekte, u. a. Fragen des Datenschutzes, umfasst. Dementsprechend unterscheidet sich der Prüfaufwand – auch mit Blick auf die Einbeziehung des Fachausschusses – bei vorgelegten Erhebungsanträgen erheblich.

Je nach den Umständen des Einzelfalls kann – ggf. auch mehrmals – eine Überarbeitung und erneute Vorlage der eingereichten Unterlagen notwendig werden. Dies wirkt sich entsprechend auf die Dauer eines Genehmigungsverfahrens aus.

Anträge sollen daher mindestens drei Monate vor dem geplanten Beginn der Erhebung eingereicht werden, bei komplexeren Erhebungen entsprechend früher. Insoweit sind die umfassenden und zeitintensiven Prüfungsverfahren auch bei den Planungen zu berücksichtigen.

Für die Genehmigung von Erhebungen an Grundschulen und Mittelschulen in nur einem Schulamtsbezirk sind die jeweiligen Staatlichen Schulämter zuständig, bei Schulen in mehreren Schulamtsbezirken eines Regierungsbezirks die jeweilige Regierung. Wird eine Erhebung an Schulen dieser Schularten in mindestens zwei Regierungsbezirken durchgeführt, so ist für die Genehmigung das Staatsministerium für Unterricht und Kultus zuständig.

Für die Genehmigung einer Erhebung an Realschulen, Gymnasien, Fachoberschulen und Berufsoberschulen ist, auch wenn sie nur an einer einzigen Schule durchgeführt werden soll, stets das Staatsministerium zuständig.

Für Erhebungen an Beruflichen Schulen (mit Ausnahme der Fach- und Berufsoberschulen) und Förderschulen in nur einem Regierungsbezirk ist die jeweilige Regierung zuständig, ansonsten das Staatsministerium.

Für Erhebungen an anderen Schulen können Sie die erforderlichen Informationen den Schulordnungen entnehmen, die Sie unter www.km.bayern.de/recht im Internet abrufen können.

Bei schulartübergreifenden Erhebungen obliegt die Entscheidung der niedrigsten gemeinsamen Schulaufsichtsbehörde.

Dem Datenschutzrecht unterliegen alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse bestimmter oder bestimmbarer natürlicher Personen (personenbezogene Daten). Daten sind bereits dann personenbezogen, wenn die Person zwar nicht durch die Daten allein (eindeutig) identifiziert wird, jedoch mit Hilfe zusätzlicher Informationen festgestellt werden kann.

Anonym sind dagegen nur Daten, die nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können. Allein das Ersetzen des Namens durch andere Identifikationscodes (Pseudonymisierung) genügt nicht. Da die Anonymität der Erhebung in jedem Stadium der Erhebung bezüglich aller Betroffenen im Verhältnis zu allen Beteiligten vorliegen muss, deren Zusatzwissen den Verfassern der Erhebungsinstrumente meist nicht bekannt sind, ist im Zweifel von einer Personenbeziehbarkeit der Erhebung auszugehen (vgl.23. Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Nr. 12.3). Dies gilt insbesondere für Bild- und Tonaufnahmen und Längsschnittuntersuchungen sowie digitale Formen von Erhebungen.

In Erläuterungen zur Erhebung, insbesondere gegenüber Betroffenen und ggf. ihren Erziehungsberechtigten, sind Hinweise auf die „Anonymität“ der Erhebung regelmäßig unzutreffend und sollten vermieden werden. Stattdessen kann z. B. auf eine „streng vertrauliche Behandlung“ der erhobenen Daten hingewiesen werden.

Zur Prüfung und Genehmigungmuss eine detaillierte und aus sich heraus (d. h. ohne Zuziehung weiterer Unterlagen) verständliche Beschreibung des Vorhabens zur Verfügung gestellt werden.

Dabei ist insbesondere auf die nachfolgenden Punkte einzugehen:

• sachlich fokussierte Darstellung des Projekts und dessen erheblichen pädagogisch-wissenschaftlichen Erkenntnisgewinns
• Verwendungszweck der Projektergebnisse
• konkrete und ausführliche Darstellung des besonderen Mehrwerts für die Schulen des Freistaates Bayern in Bezug auf die Gestaltung des Unterrichts und/oder den Einsatz der Projektergebnisse in der Lehrerbildung
• Begründung, warum die Erhebung nur an Schulen durchführbar ist
• Übersicht über die geplanten Erhebungsinstrumente mit inhaltlicher Zusammenfassung und Darstellung des zeitlichen Aufwands für Teilnehmer an der Erhebung
• Ablauf der Erhebung an der Schule

Bezüglich der Datenschutzinformationen zu der Erhebung sind folgende Informationen zu beachten:

• Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO; ggf. zuständige Datenschutzbeauftragte/zuständiger Datenschutzbeauftragter
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Kategorien der betroffenen Personen
• Empfänger oder Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden (Hierzu zählen ggf. vorgesehene Datenübermittlungen an externe Stellen (Gegenstand, Zweck und Empfänger) unter Angabe der Rechtsgrundlage; Beschreibung bei Auftragsverarbeitung: Benennung Auftraggebende und Auftragnehmende; interne Empfänger)
• ggf. vorgesehene Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation
• vorgesehene Dauer der Speicherung bis zur Löschung/ Anonymisierung
• allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, soweit den Ablauf der Erhebung an der Schule betreffend
• Zusicherung, dass alle befassten Personen über die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 5 DSGVO sowie die Sicherheit der Verarbeitung unterrichtet worden sind (Art. 5 Abs. 2, Art. 24, Art. 32 DSGVO).

Für eine zusammenfassende Darstellung ist in jedem Fall das dem Antragsformular beigefügte Beiblatt „Verarbeitungstätigkeit“ vollständig auszufüllen; alternativ kann ggf. eine vorhandene Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit nach Art. 30 DSGVO vorgelegt werden.

Hinweis auf die Freiwilligkeit
In allen Fragebögen und Interviewleitfäden ist vor der ersten Frage auf die Freiwilligkeit der Teilnahme und die Möglichkeit einer nur teilweisen Beantwortung hinzuweisen.

Freitextfelder/ offene Fragen
Freitextfelder und offene Fragen lassen ein großes Spektrum möglicher Antworten zu, das oft auch personenbeziehbare Angaben über den Betroffenen oder Dritte umfasst, oder Angaben, die eine individuelle Zuordnung des Datensatzes ermöglichen oder erleichtern. Oft sind sie zudem gar nicht erforderlich und/oder können durch Sammelitems (z. B. ein Ankreuzfeld für „Sonstiges“) ersetzt werden. Das verringert die zeitliche Belastung durch die Erhebung und ist für den Datenschutz nach Möglichkeit vorzuziehen.

Auf Freitextfelder und offene Fragen ist daher möglichst zu verzichten.

Sollten dennoch in den Fragebögen Freitextfelder integriert werden, ist an geeigneter Stelle ein Hinweis zu ergänzen, wonach bei Freitextfeldern bzw. offenen Antwortformaten keine personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Angaben gemacht werden sollen. Darüber hinaus ist auf präzise Fragestellungen zu achten.

1. Einwilligungserfordernis und Information

Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie in informierter Weise und unmissverständlich in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung abgegeben worden ist, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist (Art. 4 Nr. 11, EG 42 DSGVO ).

Diese muss geeignet sein, eine konkrete Vorstellung über Inhalt und Ablauf der Datenerhebung zu vermitteln. Das ist regelmäßig dann der Fall, wenn sich die Information inhaltlich an den in Art. 13 DSGVO(bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person) bzw.Art. 14 DSGVO (wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden) festgelegten Mindestinformationen orientiert.

Zusätzlich ist über das Recht zum Widerruf der Einwilligung zu informieren (vgl. Art. 7 Abs. 3 DSGVO ).

Dabei ist insbesondere auf die Freiwilligkeit der Teilnahme, die Rechtsfolgen bei einer etwaigen Nicht-Teilnahme (in aller Regel: keine rechtlichen Nachteile), Empfänger vorgesehener Datenübermittlungen sowie die Widerrufsmöglichkeit hinzuweisen. Zudem ist der Zeitpunkt der vorgesehenen Löschung bzw. Anonymisierung der Daten anzugeben.

Die Information erfolgt in der Regel in Form von Anschreiben an alle Betroffenen (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, Lehrkräfte etc.). Diese sind je nach Empfänger so abzufassen, dass sie für die jeweilige Zielgruppe verständlich sind; ggf. kann auch die Übersetzung in andere Sprachen erforderlich sein. Die Informationsschreiben sind rechtzeitig vor der Erhebung zur Verfügung zu stellen.

Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen erteilt werden, ist die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung im äußeren Erscheinungsbild der Erklärung (drucktechnisch) hervorzuheben (Art. 7 Abs. 2 DSGVO).

2. Nachweisbarkeit

Der Verantwortliche muss gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Insofern bietet sich hierfür eine schriftliche Einwilligung an.

Ist ausnahmsweise eine schriftliche Einwilligung nicht angemessen, muss zumindest nachweisbar sein, dass die Betroffenen ordnungsgemäß informiert wurden (vgl. oben), was wiederum schriftlich zu dokumentieren ist. Dies gilt etwa dann, wenn der oder die Betroffene selbst einen Erhebungsbogen ausfüllt: die tatsächliche Teilnahme kann hier als Einwilligung verstanden werden, belegt aber nicht, dass die gesetzlichen Informationspflichten erfüllt wurden.

3. Besonderheiten bei der Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten sowie personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten

Bei der Formulierung der zu unterzeichnenden Einwilligungserklärungen ist zu beachten, dass sich die Einwilligung in die Erhebung bei bestimmten Arten von Daten (=Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung; darüber hinaus personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten) ausdrücklich auf diese Daten beziehen muss (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a, Art. 10 DSGVO ).

4. Besonderheiten bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern

Sind von einer Erhebung an Schulen minderjährige Schülerinnen und Schüler betroffen, so ist in jedem Fall auch eine Einwilligung eines Erziehungsberechtigten erforderlich. Um die erforderliche Information (vgl. 1.) sicherzustellen, müssen die Erziehungsberechtigten vorab in zumutbarer Weise die Möglichkeit haben, den Fragebogen einzusehen.

Dies kann in der Weise geschehen, dass dem Informationsschreiben für die Eltern ein Muster des Fragebogens beigefügt wird. Es genügt auch eine zusammenfassende Darstellung des Erhebungsgegenstands, wenn aus ihr die wesentlichen Fragen bzw. Fragenbereiche hervorgehen und zugleich darauf hingewiesen wird, wo der gesamte Fragebogen einsehbar ist (mindestens an der Schule und im Internet, ggf. unter Angabe des Passworts). Die Einsichtnahme muss vom Zeitpunkt des Versands bzw. der Ausgabe der Elternanschreiben bis zum Zeitpunkt der Befragung möglich sein.

Die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ermöglicht die Teilnahme des bzw. der Minderjährigen, verpflichtet aber für sich genommen nicht zur Mitwirkung. Zusätzlich zur Einwilligung eines Erziehungsberechtigten ist bei Minderjährigen spätestens ab Vollendung des 14. Lebensjahres auch deren eigene Einwilligung nach den o.g. Grundsätzen einzuholen.

Bei der Durchführung von Online-Umfragen ist zu beachten, dass bei Nutzung digitaler Umfrageinstrumente – nicht zuletzt aus technischen Gründen – personenbezogene Daten anfallen können, die über das für Forschungszwecke benötigte Datenmaterial hinausgehen.

Unabhängig von den Daten, die für den Erhebungszweck benötigt werden, müssen auch die digitalen Erhebungsinstrumente selbst die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 Abs. 1 DSGVO) einhalten. Über die Datenverarbeitung des Erhebungsinstruments ist gesondert zu informieren; in den Datenschutzinformationen ist in transparenter und leicht nachvollziehbarer Form darüber zu informieren, welche Daten (ggf. z. B. aus technischen Gründen) bei der Nutzung des Erhebungsinstruments verarbeitet werden und welche Daten in die wissenschaftliche Erhebung einfließen.

Ggf. erforderliche Einwilligungen müssen in gleicher Weise wie für die Erhebung selbst eingeholt werden.

Die lediglich für die Nutzung des digitalen Erhebungsinstruments verarbeiteten personenbezogenen Daten sind durch Einstellungen und andere technische und organisatorische Maßnahmen auf ein möglichst geringes Maß zu reduzieren. Im Rahmen einer Umfrage sollten Sie deshalb nur solche Daten erheben, die auch tatsächlich für das eindeutig festgelegte und legitime Ziel der Umfrage relevant sind.

Für die Einhaltung des Datenschutzrechts und die nötige Datensicherheit digitaler Erhebungsinstrumente ist die Stelle verantwortlich, die diese Instrumente einsetzt; das ist in der Regel die Stelle, die die Erhebung an der Schule durchführt.

Grundsätzlich gilt:

• Das Erhebungsinstrument sollte sicher sein; für ausreichende Datensicherheit spricht z. B. ein ISO27001-Zertifikat.
• Das Instrument sollte so ausgewählt und konfiguriert werden, dass ein Minimum an Daten gespeichert wird. Auf die Speicherung von IP-Adressen sollte, soweit möglich, verzichtet werden, Nutzungsdaten sollten nur aufgezeichnet werden, wenn unbedingt erforderlich. Es sollte zudem darauf geachtet werden, dass die erhebende Stelle (z. B. die Universität) nur die unbedingt technisch notwendigen Daten erhält, um Rückschlüsse auf Personen zu erschweren.
• Online-Erhebungen sollen – wenn möglich – an nicht individualisierten Schulgeräten durchgeführt werden.
  Sollten ausnahmsweise Schülerendgeräte verwendet werden, so sind die Betroffenen von der erhebenden Stelle darauf hinzuweisen, dass bei der Konfiguration der Handys darauf zu achten ist, dass Tracking deaktiviert ist.
• Bei Umfragen sind Webanwendungen im Browser installierten Apps grundsätzlich vorzuziehen.
• Bei Videokonferenzen soll es generell keine Aufzeichnungen geben. Sollten diese aus Sicht der Universität ausnahmsweise notwendig sein, so bedarf es einer ausführlichen Begründung; die Einwilligung der Betroffenen und ggf. ihrer Sorgeberechtigten muss sich explizit auf diesen Punkt beziehen.

Die konkrete Umsetzung der Online-Erhebung sollte die verantwortliche Stelle (Hochschule, priv. Dienstleister) mit ihren Datenschutz- und Datensicherheitsbeauftragten abstimmen.

Teilnahmeanreize / Incentives werfen bei Erhebungen an Schulen vielseitige, insbesondere rechtliche Probleme auf. Auf Anreize jeglicher Art und jeglicher Höhe soll daher verzichtet werden.